MICROSOFT POWER POINT

QUE ES POWER POINT

Una plantilla de PowerPoint es un modelo o proyecto de una diapositiva o grupo de diapositivas que se guarda como archivo .potx. Las plantillas pueden contener diseño, colores del tema, fuentes de tema, efectos de tema, estilos de fondo e incluso contenido.

Puede crear sus propias plantillas personalizadas y almacenarlas, volver a usarlas y compartirlas con otros usuarios. Además, en Office.com y los sitios web de otros asociados encontrará también cientos de tipos diferentes de plantillas gratuitas integradas a PowerPoint que puede aplicar a las presentaciones.

PASOS PARA LLEGAR POWER POINT

Partes de la pantalla de Power Point

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos losnombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Las Barras

 La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar  y cerrar .

  La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar , Deshacer  o Repetir .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras añadir.

Haz clic en Más comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

 La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint.

Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña .

Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.

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 Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

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El Area de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

COMO INSERTAR UNA NUEVA DIAPOSITIVA

Para insertar una nueva diapositiva en tu presentación, haz lo siguiente para escoger al mismo tiempo el diseño de la nueva diapositiva

: 

1. En modo Normal, en la ficha que contiene las pestañas Esquema y Diapositivas, haz clic en la pestaña Diapositivas, luego haz clic en la única diapositiva que se exhibe automáticamente cuando abres PowerPoint. 

2. En el grupo Diapositivas de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada al lado de Nueva diapositiva. Si la nueva diapositiva debe poseer el mismo diseño que la diapositiva precedente, simplemente haz clic en Nueva diapositiva. 

Una galería aparece mostrando las miniaturas de los diversos diseños de diapositivas disponibles. El nombre identifica el contenido correspondiente a cada diseño. Los marcadores de posición que fijan iconos coloreados pueden contener texto, pero también puedes hacer clic en los iconos para insertar automáticamente los objetos que corresponden a estos iconos. 

3. Haz clic en el diseño deseado para la nueva diapositiva. La nueva diapositiva aparece a la vez a la izquierda en la pestaña Diapositivas (donde es resaltada como diapositiva actual) y a la derecha en el área de trabajo (donde es ampliada). Repite este procedimiento para cada nueva diapositiva que hay que añadir. 

Diseño personalizado

Si ningún diseño estándar responde a tus necesidades, puedes crear un diseño personalizado reutilizable. Especifica entre otras cosas el número, el tamaño y el sitio de los marcadores de posición, así como un tema existente y su contenido (fondo, colores, fuentes y efectos de tema). Efectúa esto con la ayuda del modo Diseño del patrón de diapositivas. Sigue las siguientes instrucciones: 

1. En el grupo Diseño del patrón de la ficha Vista, haz clic en Patrón de diapositivas. 

2. En la pestaña que contiene los patrones de diapositivas y los diseños, localiza el diseño que se parece más a lo que deseas y dale clic. 

3. Selecciona un diseño en el patrón de diapositivas. 

4. Si ninguno de los diseños corresponde a tus necesidades, selecciona el diseño En blanco. 

Para modificar el diseño, efectúa una o varias de las acciones siguientes: 

Para suprimir los marcadores de posición por defecto no requeridos, tales como los encabezados, los pies de página o la fecha y la hora, haz clic en el borde del espacio reservado, luego presiona la tecla Supr. 

Para añadir un marcador de posición, procede de la siguiente manera: 

En el grupo Diseño del patrón de la ficha Patrón de diapositivas, haz clic en Insertar un marcador, luego selecciona un tipo de marcador de posición en la lista. 

Haz clic en el marcador de posición en el lugar deseado, luego desliza el ratón para trazar el marcador de posición. Para redimensionar un marcador de posición, selecciona uno de los controladores de redimensionamiento o los bordes de la esquina, luego arrastra la esquina al interior o hacia afuera. 

5. Puedes renombrar el diseño haciendo clic con el botón derecho en el diseño que personalizaste, en la lista de las miniaturas de diseños, luego haz clic en Cambiar nombre de diseño. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de diseño, escribe un nuevo nombre de diseño para el diseño, luego haz clic en Cambiar nombre. 

6. Cierra el modo Diseño de patrón. El diseño que añadiste y personalizaste aparece ahora en la lista de los diseños estándares por defecto en modo Normal, situado en el grupo Diapositivas de la ficha Inicio. 

Si aplicas un diseño a una o varias diapositivas de tu presentación y luego modificas este diseño añadiendo un marcador de posición o un texto personalizado, debes volver a aplicar el diseño a las diapositivas de modo que estas últimas estén conformes con el diseño actualizado.

Aplicación de un nuevo diseño a una diapositiva

Es muy fácil modificar el diseño de una diapositiva existente: 

1. En modo Normal, en la sección que contiene las pestañas Diapositivas y Esquema, haz clic en la pestaña Diapositivas, luego haz clic en la diapositiva sobre la cual deseas aplicar un nuevo diseño. 

2. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, dale clic en Diseño, luego haga clic en el nuevo diseño deseado. 

Si aplicas un diseño que no posee el número suficiente de marcadores de posición para el contenido ya existente de la diapositiva, marcadores de posición suplementarios son creados automáticamente para este fin.

MOVER Y ELIMINAR UNA DIAPOSITIVA

Paso 1:

Selecciona la diapositiva que deseas eliminar.

Paso 2:

Haz clic en el botón Eliminar en el grupo de Diapositivas de la pestaña o ficha de Inicio.

PARA MOVER UNA DIAPOSITIVA

Paso 1:

Selecciona la diapositiva que deseas mover en el panel izquierdo de la presentación.   

Paso 2:

Haz clic en la diapositiva y arrástrala hacia una nueva ubicación con el botón izquierdo del ratón. El punto de inserción aparecerá.   

Paso 3:

Libera el botón del ratón. La diapositiva aparecerá en la nueva ubicación.  

APLICACIÓN DE DISEÑO A DIAPOSITIVA

Si aplica un diseño de diapositiva a una o más diapositivas de su presentación y, a continuación, vuelve atrás y edita el diseño agregando un marcador de posición o un texto de mensaje personalizado, debe volver a aplicar el diseño a las diapositivas para que adopten el diseño actualizado.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de presentación, haga clic en Normal.
2. En la vista Normal, en el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositiva, haga clic en la ficha Diapositivas.
3. Haga clic en la diapositiva a la que desea aplicar el diseño.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en Diseño y, a continuación, seleccione el diseño que desea.

APLICAR O PERSONALIZAR UN TEMA DEL DOCUMENTOOcultar todo

QUE ES UN TEMA

Los tema permiten simplificar el proceso de creación de presentaciones con aspecto de diseño profesional. Los temas, colores, fuentes y efectos no solamente funcionan en PowerPoint, sino que también están disponibles en Excel, Word y Outlook, lo que permite aplicar un aspecto coherente a las presentaciones, los documentos, las hojas de cálculo y los correos electrónicos.

COMO APLICAR UN TEMA 

Si desea que su presentación contenga más de un tema (diseño que contienen fondos, colores, fuentes y efectos), su presentación debe contener varios patrón de diapositivas.

Cada tema se asocia a un único conjunto de diseños y cada conjunto de diseños se asocia a un único patrón de diapositivas. Por ello, por ejemplo, dos patrones de diapositivas pueden tener un tema diferente cada uno con un único conjunto de diseños (dos diseños) que se puede aplicar a una presentación.

Dos temas aplicados a dos patrones de diapositivas independientes en una presentación

1. Realice lo siguiente para aplicar un tema al primer patrón de diapositivas y al conjunto de diseños:
   1. En la ficha Vista, en el grupo Vista Patrón, haga clic en Patrón de diapositivas.
   2. En la ficha Patrón de diapositivas, en el grupo Editar tema, haga clic en Temas.
   3. Realice uno de los siguientes procedimientos:
      • Para aplicar un tema integrado, en Integrado, haga clic en el tema que desea.
      • Para aplicar un tema recientemente creado o un tema existente que ha modificado y guardado, enPersonalizado, haga clic en el tema que desea.
        NOTA  Personalizado se encuentra en la galería Temas solamente si ha creado uno o más temas personalizados. Para obtener más información acerca de los temas personalizados, vea el artículo sobre cómo personalizar y guardar un tema en PowerPoint.
      • Para aplicar un documento con tema que se encuentra guardado en otra ubicación, haga clic enBuscar temas y, luego, encuentre y seleccione el tema que desea.
2. Realice lo siguiente para aplicar un tema a un segundo patrón de diapositivas (que incluye un segundo conjunto de diseños):
   NOTA  Repita este paso para agregar más temas a otros patrones de diapositivas.
   1. En la vista Patrón de diapositivas, en el panel de tareas de vista en miniatura de diseño, desplácese hasta la última vista en miniatura de diseño del conjunto.
   2. Haga clic debajo del último diseño de diapositiva del conjunto.
   3. En la ficha Patrón de diapositivas, en el grupo Editar tema, haga clic en Temas.
   4. Siga uno de los estos procedimientos:
      • Debajo de Integrado, haga clic en el tema que desea.
      • Para aplicar un tema recientemente creado o un tema existente que ha modificado y guardado, enPersonalizado, haga clic en el tema que desea.
        NOTA  Personalizado se encuentra en la galería Temas solamente si ha creado uno o más temas personalizados. Para obtener más información acerca de los temas personalizados, vea el artículo sobre cómo personalizar y guardar un tema en PowerPoint.
      • Para aplicar un documento con tema almacenado en otra ubicación, haga clic en Buscar temas y, a continuación, busque y seleccione el tema que desea.

ESTILOS DE FONDO PARA DIAPOSITIVAS

Los Estilos de fondo se pueden añadir a las diapositivas después de aplicar un tema. Los estilos están llenos de variaciones basadas en los colores del tema. Cuando cambies de tema, el estilo de fondos se actualizará basándose en los nuevos colores del tema. 

Para aplicar un estilo de fondo:

Paso 1:

Haz clic en el comando Estilos de Fondo en el grupo Fondo de la pestaña o ficha de Diseño.

Paso 2:

Haz clic en un estilo para seleccionarlo. El nuevo fondo aparecerá en las diapositivas.

INSERTAR IMÁGENES A DIAPOSITIVAS

Insertar una imagen desde el equipo

1. Haga clic en el lugar del documento en donde quiera insertar la imagen.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen.
   
3. En el cuadro Insertar imagen, busque la ubicación de la imagen en el equipo, seleccione la imagen y, a continuación, haga clic en Insertar.
   NOTA  Para agregar varias imágenes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las imágenes y, a continuación, haga clic en Insertar.
   La imagen original se incrusta en el documento. Si la imagen tiene un tamaño de archivo grande y hace que el documento sea demasiado grande, puede reducir el tamaño del documento vinculando a la imagen en lugar de incrustarla. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, haga clic en Vincular a archivo.

Insertar imágenes prediseñadas

1. En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imágenes prediseñadas.
   
2. En el panel de Imágenes prediseñadas , en el cuadro Buscar , escriba una palabra o frase que describa la imagen que está buscando y, a continuación, haga clic en Ir.
   Si busca imágenes prediseñadas e imágenes en línea, se le dirigirá a Bing. Usted es el responsable de respetar el copyright, y el filtro de la licencia de Bing puede ayudarle a elegir qué imágenes usar.
3. En la lista de resultados, haga clic en un elemento para insertarlo.

Insertar una imagen desde un webage

1. Abra el documento.
2. Desde una página Web, haga clic en la imagen que desee y, a continuación, haga clic en Copiar o Copiar imagen.
3. En el documento, haga clic con el botón secundario en el lugar donde desee insertar la imagen y luego haga clic en Pegar.

ANIMACIÓN DE DIAPOSITIVAS

COMO CREAR UN GRÁFICO SMARTART

Paso 1:

Selecciona la diapositiva donde deseas insertar el gráfico SmartArt.

Paso 2:

Selecciona la pestaña Insertar. 

Paso 3:

Selecciona el comando SmartArt en el grupo de ilustraciones.
Una ventana aparecerá

Paso 4:

Selecciona una categoría a la izquierda de la ventana y observa los gráficos SmartArt que aparecen en el centro

Paso 5:

Haz clic en un gráfico para seleccionarlo.

MICROSOFT EXCEL

¿Qué es Excel?

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:

• Contabilidad    Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
• Definición de presupuestos    Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).
• Facturación y ventas    Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).
• Informes    Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
• Planeación    Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).
• Seguimiento    Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).
• Uso de calendarios     Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

Tareas básicas de Excel

Una de las mejores maneras de aprender a usar Excel es abrir el programa e intentar usar las diversas características. Sin embargo, si desea aprender a usarlo de manera más específica, o si necesita un poco de ayuda para comenzar a usarlo, puede consultar los siguientes artículos de "inicio rápido".

• Crear un libro
• Escribir datos en una hoja de cálculo
• Aplicar formato a una hoja de cálculo
• Aplicar formato a números en una hoja de cálculo
• Imprimir una hoja de cálculo
• Crear una tabla de Excel
• Filtrar datos con un Autofiltro
• Ordenar datos con un Autofiltro
• Aplicar formato condicional
• Aplicar validación de datos
• Crear una fórmula
• Usar una función en una fórmula
• Crear un gráfico con datos
• Crear una macro
• Crear un informe de tabla dinámica
• Activar y usar un complemento

Ruta de Acceso: pasos para llegar a Excel

ü  1. Botón Inicio / 2. Todos los Programas / 3. Microsoft Office / 4. Microsoft Excel 2010

CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

Hoja; se denomina así a la zona  donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.

Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos.

Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB… y así hasta la última columna que es la XFD SON 16.576  COLUMNAS EN 2007.

Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.576  que es la última.

Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.

Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A8 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5 

CREAR UN LIBRO

Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una plantilla existente que ya contenga algunos datos, diseño y formato que desee usar.

1. Haga clic en nuevo

Esto abrirá la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta temporalmente la hoja de cálculo.

2.	Haga clic en Nuevo.

3. En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

ESCRIBIR Y EDITAR DATOS EN UNA HOJA DE CALCULO

Escriba los datos.

1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.
2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
   Sugerencia     Para escribir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.
3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo días, meses o números progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para establecer un patrón.
   Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.
   Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el controlador de relleno  por el intervalo que desea rellenar

Cambiar color y alineación del texto

1. Seleccione la celda o rango de celdas que contienen (o contendrán) el texto al que desea aplicar formato. También puede seleccionar una o más partes del texto dentro de una celda y aplicar distintos colores de texto a esas secciones.
2. Para cambiar el color del texto en las celdas seleccionadas, en el grupo Fuente de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Color de fuente  y, a continuación, bajo Colores del tema o Colores estándar, haga clic en el color que desea usar.
   Nota    Para aplicar un color distinto al de los colores del tema y los colores estándar disponibles, haga clic en Más colores y defina el color que desea utilizar en la pestaña Estándar o Personalizado del cuadro de diálogo Colores.
3. Para cambiar la alineación del texto de las celdas seleccionadas, en el grupo Alineación de la pestañaInicio, haga clic en la opción de alineación que desee.
   
   Por ejemplo, para cambiar la alineación horizontal del contenido de las celdas, haga clic en Alinear texto a la izquierda , Centrar  o Alinear texto a la derecha .

Aplicar sombreado a la celda

1. Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado.
2. En el grupo Fuente de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Color de relleno  y, a continuación, bajo Colores del tema o Colores estándar, haga clic en el color que desee.

APLICACIÓN DE FORMATO A UNO HOJA DE CALCULO

Puede ayudar a mejorar la legibilidad de una hoja de cálculo al aplicar distintos tipos de formatos. Por ejemplo, puede aplicar bordes y sombreado para ayudar a definir las celdas en una hoja de cálculo.

Aplicar bordes a la celda

1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.
   Sugerencia    Para seleccionar rápidamente la hoja de cálculo completa, haga clic en el botón Seleccionar todo.
   
2. En el grupo Fuente de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Bordes  y luego haga clic en el estilo de bordes que desee aplicar.
   

Cambiar color y alineación del texto

1. Seleccione la celda o rango de celdas que contienen (o contendrán) el texto al que desea aplicar formato. También puede seleccionar una o más partes del texto dentro de una celda y aplicar distintos colores de texto a esas secciones.
2. Para cambiar el color del texto en las celdas seleccionadas, en el grupo Fuente de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Color de fuente  y, a continuación, bajo Colores del tema o Colores estándar, haga clic en el color que desea usar.
   Nota    Para aplicar un color distinto al de los colores del tema y los colores estándar disponibles, haga clic en Más colores y defina el color que desea utilizar en la pestaña Estándar o Personalizado del cuadro de diálogo Colores.
3. Para cambiar la alineación del texto de las celdas seleccionadas, en el grupo Alineación de la pestañaInicio, haga clic en la opción de alineación que desee.
   
   Por ejemplo, para cambiar la alineación horizontal del contenido de las celdas, haga clic en Alinear texto a la izquierda , Centrar  o Alinear texto a la derecha .

Aplicar sombreado a la celda

1. Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado.
2. En el grupo Fuente de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Color de relleno  y, a continuación, bajo Colores del tema o Colores estándar, haga clic en el color que desee.

APLICACIÓN DE FORMATO A NÚMEROS DE UNA HOJA DE CALCULO

Al aplicar distintos formatos de número, se pueden mostrar los números como porcentajes, fechas, monedas, etc. Por ejemplo, si se está trabajando en un presupuesto trimestral, puede usar el formato de número de moneda para mostrar los valores monetarios.

PASOS

1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo situado junto aNúmero (o presione Ctrl+1).

3. En la lista Categoría, haga clic en el formato que desee usar y después ajuste la configuración si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un símbolo de moneda diferente, mostrar más o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los números negativos.

• Si Microsoft Excel muestra ##### en una celda después de aplicar formato de número, es probable que la celda no sea lo suficientemente ancha para mostrar los datos. Para aumentar el ancho de la columna, haga doble clic en el borde derecho de la columna que contiene las celdas con el error #####. Esto cambiará automáticamente el tamaño de la columna para ajustarse al número. También puede arrastrar el borde derecho hasta que las columnas tengan el tamaño que desee.
• La mayor parte del tiempo, los números se ven de la manera en que se desea, ya sea al escribirlos en la hoja de cálculo o al importarlos desde una base de datos u otro origen externo. Sin embargo, Excel en algunas ocasiones aplica un formato de número inesperado y es posible que, a causa de ello, deba ser necesario hacer algunos ajustes. Por ejemplo, si se escribe un número que contiene una barra diagonal (/) o un guión (-), es posible que Excel lo interprete como una fecha y lo convierta a formato de fecha. Si desea escribir valores no calculados, como por ejemplo 10e5, 1 p, o 1-2, y no desea que Excel los convierta a un formato de número integrado, puede aplicar el formato de texto a las celdas y después escribir el número.
• Si el formato de número integrado no se ajusta a sus necesidades, se puede crear un formato de número personalizado. Como el código que se usa para crear los formatos de número puede ser complicado de entender al principio, lo mejor es usar los formatos de número integrados como punto de partida. A continuación, puede cambiar alguna de las secciones de código de este formato para crear su propio formato de número personalizado. Para ver el código de formato de número de un formato de número integrado, haga clic en la categoría Personalizada y mire en el cuadro Tipo. Por ejemplo, el código [<=9999999]###-####;(###) ###-#### se usa para mostrar un número telefónico (555) 555-1234.

COMO CREAR UNA TABLA DE EXCEL 

Para que trabajar con datos sea más fácil, puede organizar los datos con formato de tabla en una hoja de cálculo.

Las tablas permiten filtrar fácilmente los datos y, además, proporcionan columnas calculadas y filas de totales, que facilitan los cálculos.

PASOS PARA CREAR

1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.

2. En la ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla y a continuación seleccione el estilo de tabla que desee.

Método abreviado de teclado    También puede presionar CTRL+L o CTRL+T.

Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados en el cuadro de diálogo Dar formato como tabla.

FILTRO DE DATOS CON AUTOFILTRO

Al filtrar información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede filtrar una o más columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que además puede controlar qué desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear filtros específicos para centrarse exactamente en los datos que desea ver.

Al filtrar, puede buscar texto y números mediante el Cuadro de búsqueda en la interfaz del filtro.

Cuando se filtran datos y los valores en una o más columnas no reúnen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar según valores numéricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto.

COMO FILTAR: 

1. Seleccione los datos que desea filtrar.    

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio, haga clic en Filtro.
   
2. Haga clic en la flecha  en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros.
   Nota    Según el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de número o Filtros de texto.

Seleccione valores o realice búsquedas para filtrar.    

Seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas son los métodos más rápidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

1. Use el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda.

2. Active y desactive las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.

3. Use criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas.

1. Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.
2. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?). Presione ENTRAR para ver los resultados.

3. Filtre los datos mediante la especificación de condiciones.    

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar.

1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según diferentes condiciones.
2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios (es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones.

Filtre los datos mediante la especificación de condiciones.    

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar.

1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según diferentes condiciones.
2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios (es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones.
3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.

ORDEN DE DATOS EN HOJA DE CALCULO CON FILTRO


1. Seleccionar los datos que desea ordenar   

• Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas.

2. Ordenación rápida   

1. Seleccione una sola celda de la columna en la que desea ordenar.
2. Haga clic en  para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).
   
3. Haga clic en  para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

3. Especificar criterios para ordenar    

Puede elegir las columnas en las que se ordenará haciendo clic en el comando Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.

1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.
   
   Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.
4. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
5. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

CREAR FORMULA EN EXCEL 

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras celdas, probar las condiciones y mucho más. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de fórmulas y sus descripciones.

Fórmula	Descripción
=5+2*3	Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
=RAIZ(A1)	Usa la función RAÍZ para devolver la raíz cuadrada del valor en A1.
=HOY()	Devuelve la fecha actual.
=IF(A1>0,"Más","Menos")	Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Si el resultado es verdadero, se muestra el texto "Más" en la celda; si el resultado es falso, se muestra el texto "Menos".

PASOS PARA CREAR UNA FORMULA

1. Seleccione una celda y comience a escribir.    

En una celda, escriba el signo igual (=) para iniciar la fórmula.

2. Complete el resto de la fórmula.    

Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Escriba una combinación de números y operadores; por ejemplo 3+7.
• Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertando un operador entre ellos). Por ejemplo, 
• seleccione B1 y luego escriba un signo más (+), seleccione C1 y escriba + y luego seleccione D1.
• Escriba una letra para elegir de una lista de funciones de hoja de cálculo. Por ejemplo, si se escribe "a", aparecen todas las funciones que comienzan con la letra "a" que están disponibles.
  

3. Complete la fórmula.    

• Para completar una fórmula que usa una combinación de números, referencias de celda y operadores, presione ENTRAR.
• Para completar una fórmula que usa una función, complete la información requerida para la función y luego presione ENTRAR. Por ejemplo, la función ABS requiere un valor numérico  que puede ser un número que se escriba o una celda seleccionada que contenga un número.

El aspecto de las fórmulas completas puede ser como en los siguientes ejemplos:

Fórmula	Descripción
=3+7	Suma dos números.
=B1+C1+D1	Agrega los valores en tres celdas.
=ABS(-3)	Convierte un número en su valor positivo.

CREACIÓN DE GRÁFICOS CON DAOS HOJA DE EXCEL 

Un gráfico es una representación visual de los datos. Al usar elementos como columnas (en un gráfico de columnas) o líneas (en un gráfico de líneas), el gráfico muestra series de datos numéricos en un formato gráfico.

El formato gráfico de un gráfico facilita la comprensión de grandes cantidades de datos y la relación entre diferentes series de datos. Un gráfico también puede mostrar las ideas generales para que pueda analizar sus datos y buscar tendencias importantes.

PASOS PARA CREAR GRÁFICOS 

1. Seleccione los datos que desea representar.

Los datos deben estar organizados en filas y columnas, con etiquetas de fila a la derecha y etiquetas de columna sobre los datos.  Excel determina automáticamente la mejor manera de representar los datos en el gráfico.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que desea usar y luego haga clic en un subtipo de gráfico.

Para ver todos los tipos de gráfico disponibles, haga clic en  para iniciar el cuadro de diálogo Insertar gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráfico.

3. Use las Herramientas de gráficos para agregar elementos de gráficos como títulos y etiquetas de datos, y para modificar el diseño, la presentación o el formato del gráfico.

Sugerencia    Si se muestran las Herramientas de gráficos, haga clic en cualquier punto dentro del gráfico para activarlas.

• Para conocer mejor los elementos que puede agregar o modificar en el gráfico, haga clic en las pestañasDiseño, Presentación y Formato y, a continuación, explore los grupos y opciones que se incluyen en cada pestaña.
• También puede tener acceso a las características de diseño, presentación y formato disponibles para los elementos de gráfico específicos (como ejes del gráfico o la leyenda). Para ello, haga clic con el botón secundario en esos elementos del gráfico.
• Para obtener instrucciones detalladas para crear un gráfico, vea el tema sobre cómo crear un gráfico por completo.

MACRO DE EXCEL

1. Antes de grabar una macro  

  

Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que la ficha Programadorno se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoríaPersonalizar cinta de opciones.
2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Grabe una macro.    

1. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro y luego haga clic enAceptar para comenzar a grabar.
   
2. Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto, seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.
3. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Detener grabación.
   

3. Examine la macro y pruébela.    

Al modificar la macro que ha grabado, puede aprender un poco acerca del lenguaje de programación Visual Basic.

Para editar una macro, en el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Macros, seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar. Esta acción hará que se inicie el Editor de Visual Basic.

Observe el código y vea de qué manera las acciones que ha grabado aparecen como código. Es probable que entienda bien algo del código y que otra parte le resulte un poco misteriosa.

Experimente con el código, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro nuevamente. Esta vez observe si sucede algo distinto.

INFORMES CON TABLAS DINÁMICAS

Utilizando un informe de tabla dinámica, puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando se tiene una lista larga de cifras para sumar, y disponer de datos agregados o subtotales podría ayudar a observar los datos desde distintas perspectivas y comparar los valores de datos similares.

Por ejemplo, en el siguiente informe de tabla dinámica se ve la relación del total del departamento de ventas Golf del tercer trimestre de la celda F3 con las ventas de otro deporte o trimestre, o las ventas totales de todos los departamentos.

1. Datos de origen; en este caso, de una hoja de cálculo

2. Valores de origen del resumen Golf T3 del informe de tabla dinámica

3. Informe de tabla dinámica completo

4. Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen

PASOS

1. Definir el origen de datos para el informe de tabla dinámica

• Para usar los datos de la hoja de cálculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de celdas que contiene los datos.
• Para usar los datos de una tabla de Microsoft Excel como origen de datos, haga clic en una celda de la tabla de Excel.

2. Crear el informe de tabla dinámica

1. En el grupo Tablas de la pestaña Insertar, haga clic en Tabla dinámica.
   SUGERENCIA  Para crear a la vez un gráfico dinámico basado en el informe de tabla dinámica, haga clic en la flecha situada bajo Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico.
   
2. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, asegúrese de que Seleccione una tabla o rango está seleccionado y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.
   
   Excel determina automáticamente el rango para el informe de tabla dinámica, pero puede reemplazarlo escribiendo otro rango o un nombre que haya definido para el rango.
   En el caso de datos de otra hoja de cálculo u otro libro, incluya el nombre del libro y de la hoja de cálculo mediante la sintaxis siguiente [nombrelibro]nombrehoja!rango.
   Sugerencia    También puede hacer clic en Contraer diálogo  para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el rango en la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Expandir diálogo .
3. Siga uno de estos procedimientos:
   • Para poner el informe de tabla dinámica en otra hoja de cálculo a partir de la celda A1, haga clic enNueva hoja de cálculo.
   • Para poner el informe de tabla dinámica en una ubicación específica de una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación, especifique la primera celda del rango de celdas en el que desea colocar el informe de tabla dinámica.
4. Haga clic en Aceptar.
   Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío a la ubicación especificada y muestra la Lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño y personalizar el informe de tabla dinámica.
   Nota    Si ha creado un gráfico dinámico al mismo tiempo, se muestra en la parte superior de la informe de tabla dinámica asociado. Un gráfico dinámico y el informe de tabla dinámica asociado deben estar siempre en el mismo libro.

3. Agregar campos al informe de tabla dinámica

En la Lista de campos de tabla dinámica, realice uno o varios de estos procedimientos:

• Para poner un campo en el área predeterminada de la sección de diseño, active la casilla situada junto al nombre del campo en la sección de campos.
  Normalmente, los campos no numéricos se agregan al área Etiquetas de fila, los campos numéricos se agregan al área Valores, y las jerarquías de fecha y hora de procesamiento analítico en línea (OLAP) se agregan al área Etiquetas de columna.

1. La sección de campos contiene los nombres de campo de los campos que se pueden agregar a la sección de diseño 2. La sección de diseño contiene las áreas Filtro de informe, Etiquetas de columna,Etiquetas de fila y Valores.

PRACTICAS

Ejercicio 1: rellenar datos automáticamente

1.       Abra un nuevo libro de Excel.

2.       En la celda A1 ingrese el número 1.

3.       Seleccione la celda A1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda A5.

4.       En la celda B1 ingrese el número 1.

5.       Seleccione la celda B1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda B5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

6.       En la celda C1 ingrese la palabra EXCEL.

7.       Seleccione la celda C1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda C5.

8.       En la celda D1 ingrese EXCEL 2007.

9.       Seleccione la celda D1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda D5.

10.   En la celda E1 ingrese EXCEL 2007.

11.   Seleccione la celda E1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda E5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

12.   En la celda F1 ingrese la fecha de hoy.

13.   Seleccione la celda F1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda F5.

14.   En la celda G1 ingrese la fecha de hoy.

15.   Seleccione la celda G1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda G5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

16.   OBSERVE QUÉ SUCEDIÓ EN CADA CASO Y SAQUE SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

Cambie el nombre de la Hoja 1 por EJERCICIO 1.  Para ello, puede hacer doble clic sobre la etiqueta y reemplazar el

Ejercicio 2: otra forma rápida de rellenar datos

1.       Pase a la Hoja2

2.       Seleccione el rango A1:B5

3.       Escriba EXCEL 2007 (se escribirá en la celda A1. Asegúrese que el rango permanezca seleccionado)

4.       Presione simultáneamente las teclas Ctrl y Enter.

5.       ¿QUÉ PASÓ?

6.       Cambie el nombre a Hoja 2 por EJERCICIO 2

Ejercicio 3: eliminar hojas

1.       Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la Hoja3 y en el menú contextual elija la opción Eliminar.

2.       Guarde el libro en su carpeta (se guardarán TODAS las hojas) como EJERCICIOS 1-2-3

Ejercicio 4

Ejercicio 5

Ejercicio 6